Proč intranet, a proč jinak

Nepravidelně sleduji dění na světových stránkách zabývajících se problematikou intranetu, abych si udržel představu kam se vývoj této oblasti ubírá. Zde jsou výsledky mého velmi osobního bádání.

Dojem první: intranet je zahleděný do enterprise a corporation, tedy do velkých organizací, kde je dostatek financí. Základem je sdílení obsahu, což je hlavně o přístupu k souborům typu směrnice, dokumentace ISO, IMSU.
Dojem druhý: pravidelně se opakuje téma jak zvýšit návštěvnost intranetových stránek. Ve spojení s termínem intranet se objevují slova jako stagnace, zklamání, vyhozené peníze, ztráta času, deziluze.
Dojem třetí: pro malé a střední firmy zabývající se výrobou jakoby intranet nebyl vhodný, protože ty musí šetřit. Přitom právě v malých a středních firmách je vhodný prostor pro intranet, který přinese skutečné ROI.
Dojem závěrečný: něco není v pořádku.

Problémy středních a malých výrobních firem jsou jiné než problémy korporací. Střední a nížší vedoucí po příchodu do práce místo ranní kávy shání informace o plnění plánu na předešlých směnách, kvalitě výroby, prostojích a jejich příčinách, laboratorních rozborech, nebo o změnách ve výrobě. Tyto informace potřebují k tomu aby mohli rozdělit práci, zjednat nápravu, nebo aby na ranním dispečinku nevypadali jako blbci, kteří se o problémech dozví až poslední.

Sběr výrobních dat se v malých firmách nedělá buď vůbec, v lepším případě se dělá pomocí kousků papíru, v případě nejlepším se zapisují do těžkopádného Excelu.

Zkuste svým pracovníkům potřebná data poskytnout prostřednictvím intranetu. Zkuste intranetové aplikace, umožní zapisovat data přímo v procesu, zpracují a uloží data do bezpečí na server a výsledky zobrazí na PC kdekoli ve firmě. Zkuste vytvořit jiný intranet pracující s reálnými daty a v reálném čase.

Následuje několik nesouvislých poznámek a osobních zkušeností s vývojem intranetu v malé firmě, bez nároku na obecnou platnost.

Při budování intranetu je základní otázka o čem to bude. Pokud chcete hlavně sdílet dokumenty směrnice, dokumentaci, nabídnout ke ztažení formuláře a očekáváte že Vaši pracovníci budou přispívat svým slohovým cvičením a navíc ještě očekáváte zvýšení produktivity, budete zklamáni.

Zaměření Vašeho intranetu by mělo vycházet z činnosti firmy. Jistě najdete spoustu papírových výkazů, nebo souborů, které pracovníci denně vyplňují a přeposílájí a pokud tyto formuláře obsahují data, která někdo jiný skutečně potřebuje, je zaměření jasné. Pusťe se do vývoje příslušné intranetové aplikace.

Nečekejte pomoc od top managementu. Ten má jiné starosti, priority a vidění světa. Vyvarujte se komisí, jako vždy nic nevyřeší jen Vám přidají problémy. Vaši nejcenější spolpracovníci jsou mezi středním a nižším vedením, jsou to právě ti kteří znají skutečné firemní procesy.

Nekopírujte Internet ani korporátní intranet. Váš intranet musí řešit problémy Vaší firmy. Články, blogy, wiki mohou být nádstavba, ne základ. Běžný uživatel bude celkem ochotně zapisovat do intranetových formulářů data, které se týkají jeho pracovní náplně. Troufám si tvrdit, že na to bude dokonce pyšný. Jen po něm nežádejte aby psal eseje.

Pokud můžete vystříhejte se projektů. Podle projektu jde postavit dům, zasadit strom, ale zplodit syna podle projektu může snad jen manažer. Jen výjímečně vývoj aplikace probíhá bez problémů. Někdy po měsících porodních bolestí budete muset původní koncept zahodit a začít úplně znovu. Základní cíl projektu je zkrátit termíny. Tvůrčí práce a termíny jsou v rozporu, pod tlakem termínů se lehce zplodí nedonošená aplikace.

Mít připravený koncept, několik bodů: co bude aplikace řešit, jaká data se budou používat, jaké budou role uživatelů, to je něco jiného. Koncept Vám pomůže při diskuzích s budoucími uživateli najít shodu.

Osvoboďte se od vidění světa skrzevá soubory Office. Pro server je velmi obtížné otevřít takový soubor a získat potřebná data. Soubory přenechejte pro směrnice a dokumentaci. Procesní a technologická data ukládejte zásadně do databáze. Pro webovou aplikaci není problém otevřít databázi z jiné aplikace a získat potřebná, aktuální data. Výrobní protokol tak může obsahovat data z jiných aplikací typu sortiment, plán výroby, prostoje ap.

Excelovský dokument obsahující data prostojů za minulý měsíc a zveřejněný až následující měsíc, byť doplněný o nádherné grafy se hodí nanejvýš pro krácení prémií, ale nikdy ne pro operativní řízení údržby. Pokud si myslíte, že takový dokument můžete několikrát denně updatovat, stahovat, editovat a ukládat zpět na server, vyzkoušejte si to v reálu.

Využijte to co desktopové programy neumí. Na PC klienta se nic neinstaluje. Po té co vývojář umístí aplikaci na server a nastaví na ni odkaz, je tato okamžitě k dispozici všem pracovníkům. Drobné úpravy jsou možné i za chodu, a projeví se okamžitě u všech uživatelů.

Intranetové (webové) aplikace běží v jakémkoli moderním browseru, bez ohledu na platformu. Pokud plánujete, nebo již využíváte např. Linux, budou tyto aplikace běžet i na těchto stanicích.

Přístup uživatelů k aplikaci řídíte pomocí SSO, žádné komplikované přidělování uživatelských práv. Jen jedna přehledná databázová tabulka obsahující seznam uživatelů a jejich rolí.

Dobře navržená navigace osvobodí uživate od zbytečného textového zadávání parametrů. V naprosté většině případů uživatel vystačí s klikáním (kromě editování). Např. každý sloupec grafu může odkazovat na protokol, nebo formulář již s požadovaným datumem.

Intranetové aplikace jsou obvykle ušity přesně na míru skutečné potřebě. Není potřeba rozsáhé univerzální funkce, dobrá aplikace dělá jen to co má a co se od ní čeká. Z toho vyplyne jednoduchost při programování a hlavně při užívání. Cílem by měla být doslova miniaplikace.

Intranetové aplikace mají zdánlivě výbornou časovou odezvu. Do již běžícího browseru se stáhne jen aktuálně potřebná stránka. Při stahování dokumentů totiž musí nastartovat pomocný, mohutný program (Office) a následně se stahuje často obří soubor. To způsobí o poznání delší odezvu.

updated 1.11.2006